Hur börjar man en text om konsekvenser och utmaningar med Corona? Jag vet faktiskt inte riktigt var jag ska börja när alla media sköljer över oss med uppdateringar, katastrofrubriker och allehanda kommentarer av nyblivna experter. När vi ser en aldrig tidigare sedd massarbetslöshet, när våra teaterhus stänger ner, när våra skådespelare, musiker och konstnärer står utan uppdrag, när SAS ställer in alla flyg i april, när hela länder stannar av, när småföretagares liv slås helt i spillror, när nära och kära dör och ingen kan följa dem till sista vilan. I sanning en av de största kriserna i vår tid.

Hur mäktar man som organisation att kommunicera internt och externt under sådana omständigheter? Nedan har jag samlat sju punkter med tips.

1. Säkra kommunikationsflödet internt. Allt externa kommunikationsarbete börjar med att man har en plan för hur kommunikationen internt ska fungera. Här bör flödet från VD och vidare till organisationen samt från organisationen till VD säkras omedelbart. Vem ansvarar för vad som sägs när det gäller att skapa tydlighet, snabbhet och inte minst trygghet för medarbetarna i kommunikationen. Planen förmedlas lämpligen via chefsledet och läggs även på intranätet.
   
   
2. Säkra en plats fysisk eller digital för intern kommunikation. När skeenden i omvärlden kan förändras varje timme är det inte läge att försöka vara säker. Skapa en tydlig (fysisk eller digital) plats och en tid för när förändringar, nyheter och förhållningssätt ska kommuniceras internt. Tex. kan VD kan lägga ut ny fakta på intranätet med kontinuitet på ett givet klockslag. Chefer och arbetsledare kan ha avstämningsmöten vid ett givet tillfälle varje dag eller när det behövs.
   
   
3. Var synlig som ledare. I en kris är det viktigt att ledarna finns tillgänglig och kan svara på frågor. Arbetar många hemma så säkra rutinerna för intern kommunikation även via digitala kanaler. Avsätt tid för samtal, frågor och oro från medarbetarna.
   
   
4. Vem är extern talesperson. Definiera en turordning med personer som ska yttra sig i vilka sammanhang och säkra att den/de känner sig komfortabel med rollen. Hjälp till genom att stötta, ta fram en Q&A och träna med den/de som är talespersoner. I ett krisläge av denna dignitet behöver man inte ”spara” VD i samma utsträckning som tidigare. Men självklart avgörs behovet av talesperson fortfarande av vad som ska sägas.
   
   
5. Besökarnas behov. När och hur kommunicerar ni med kunderna/besökarna? Använd sociala medier i så stor utsträckning som möjligt. Där kan ni själva styra kommunikationen och hantera frågor och funderingar från följare. Bevaka och följ vad som sägs om er i sociala medier och gör en plan för hur ni hanterar olika typer av kommentarer.
   
   
6. Stärka varumärket. Kan man stärka sitt varumärke i tider som denna? Man kan i alla fall försöka. Anpassa din kommunikation till målgruppernas läge. Jobbar många av dem hemma, är många i riskgrupper etc. Du kan vara säker att oavsett är de oroliga och behöver hjälp med att hantera situationen. Var lite extra kreativ när det gäller att möta kunderna eller besökarnas behov där de befinner sig och använd både Storytelling och skapa tjänster som de kan ha nytta av. Bra exempel på detta är till exempel alla streamingtjänster från museer, teatrar och operahus över hela världen. Men även alla de ”tränahemma” inslag som både tidningar och annan media har tagit fram. Ytterligare exempel är Nordiska museet i Stockholm som tagit fram en frågelista på minnen.se där man kan lämna in sin upplevelse av Coronapandemin.
   
   
7. Var snälla mot varandra och tvätta händerna!